Mitä tulisi huomioida kun tilaat asiantuntijapuheenvuoroja tai työpajoja?

On loistava päätös buukata tilaisuuteen asiantuntijaluento tai asiantuntijan fasilitoima työpaja. Kun haluat tarjota osallistujillesi parasta mahdollista tietoa, inspiraatiota, ideoita ja keinoja, oikean asiantuntijan tilaaminen on juuri oikea päätös.

Olemme olleet pitämässä puheenvuoroja muun muassa oppilaitoksissa, joissa opetetaan tapahtumatuottamista yhtensä kurssina, mutta joiden opettajat kertovat suoraan, ettei heillä ole itsellään kattavaa kokemusta ja tietotaitoa tapahtumien järjestämisestä. Silloin on viisaan opettajan päätös järjestää opetus niin, että tunneilla on kattavasti aiheen tuntevia asiantuntijoita, ja opiskelijat saavat kurssista parhaan mahdollisen irti.

Huolehdi, että sinulla on oikea asiantuntija puhumaan aiheesta, josta haluat kuulijoillesi tarjota tietoa. Oleellista on, että hänellä on hyvä sisältöosaaminen ja konkreettista kokemusta kyseessä olevasta aiheesta. Ammattilaisilla on aina omat erikoisosaamisalueensa, eikä loistavakaan tapahtumatuottaja välttämättä pysty kertomaan esimerkiksi tapahtuman markkinoinnista tai myynnistä, jos se ei ole kuulunut hänen toimenkuvaansa. Hyvä asiantuntija kyllä kertookin, jos pyytämäsi aiherajaus ei osu hänen erikoisalueisiinsa, ja osaa kertoa omat ehdotuksensa aiheeksi tai tarvittaessa suosittelee toista puhujaa tilalleen.

Mieleenpainuvan puheenvuoron täyskäsi

Asiantuntijapuheenvuoro on vähintäänkin informatiivinen, parhaimmillaan kerta kaikkiaan pysäyttävä. TED Talkit hyviä esimerkkejä, niitä löytyy runsaasti YouTubesta ja TED Talkin omilta verkkosivuilta lähes mistä tahansa aihepiiristä. Vähimmilläänkin vaikuttavassa puheenvuorossa on oltava jotain seuraavista, mutta jos siitä löytyy kaikki, voidaan puhua täyskädestä:

- innostavuus, inspirointi

- hämmästyttävyys: uutta, odottamatonta tietoa

- konkreettisia keinoja: mitä asiasta vakuuttunut kuuntelija voi konkreettisesti seuraavaksi tehdä asian eteen?

- koskettavuus: jos koskettaa sopivalla tavalla, vaikuttavuusarvo voi olla merkittävä, ja johdattaa inspirointiin mahtavasti

- samaistuttavuus: jos puhuja on liian etäinen, ei vaikuta tunnetasolla

- mahdolliset esitysmateriaalit tukevat puhetta ja antavat selkeän visualisaation samasta asiasta, josta puhe kertoo monisanaisemmin

- faktat: sisältö on todenmukaista ja lähdetiedot on ilmoitettu

- rakenne on johdonmukainen ja kuljettaa kuulijan selkeästi nollatilanteesta lopputulokseen.

Jos tilaisuudessa tai tapahtumasarjassa on useita puheenvuoroja eri asiantuntijoilta, suunnittele kokonaisuus kattavaksi, niin että kuulijat saavat jokaiselta asiantuntijalta uuden näkökulman ja uutta tietoa. Selvennä itsellesi mikä on tilaisuuden tarkoitus ja mikä olisi paras mahdollinen seuraus tilaisuudesta. Mitä haluat kuulijoille jäävän käteen?

Avaa jokaiselle asiantuntijapuhujalle kaikki tiedot, jotka he tarvitsevat luodakseen juuri sopivanlaisen puheenvuoron tilaisuuteesi. Kerro mistä aiheesta haluaisit hänen kertovan, mitä tietoa tai ymmärrystä haluaisit kuulijoille, mikä on tilaisuuden ja hänen puheenvuoronsa tarkoitus ja merkitys. Hänelle on hyvin tärkeää myös tietää, keistä yleisö koostuu. Ikäjakauma, kuulijoiden määrä, lähtötietotaso kyseisestä aiheesta, motivaatio olla kuulemassa. Näiden avulla puhuja pystyy suunnittelemaan esityksensä niin, että se ei ole liian yleistasoinen vaan siitä on juuri sinun yleisöllesi paras mahdollinen hyöty.

Materiaalit sovitaan etukäteen

Jos haluat, että puheenvuorosta jää kuulijoille jotain konkreettista materiaalia, kerro se heti tilaukseksi yhteydessä. Mikäli halutaan printattua materiaalia, puhujan on joskus valmistettava ne erikseen tilaisuuttasi varten, ja se saattaa lisätä työaikaa ja tarvikekustannuksia. Tällöin tieto osallistujamäärästä on erityisen tärkeää, jotta kukaan ei jää ilman tai jotta puhuja ei toisaalta turhaan varaudu liiallisella määrällä.

Myös esitysmateriaaleista tulee sopia etukäteen. Osalle on täysin ok toimittaa materiaalit etukäteen tilaajan testattavaksi ja yhtä ok antaa lupa lähettää materiaalit jälkikäteen kuulijoille. Huomioi, että kaikki puhujat eivät kuitenkaan halua luovuttaa materiaalejaan tilaajan tai kuulijoiden käyttöön. Ilman lupaa niitä ei saa antaa eteenpäin, muokata eikä hyödyntää muissa tilanteissa.

Aina kannattaa varmistaa ajoissa onko esiintyjällä esitysmateriaaleja, antaa hänelle ohjeistukset esitysformaatista ja käytettävistä laitteista. Ennen tilaisuuden alkua laita laitteet valmiiksi päälle ja testaa toiminta. Varmista, että käytettävissä on mahdollisesti tarvittavat adapterit erilaisille liitännöille. Vieraaksi saapunut puhuja ei ole oikea ihminen vastaamaan laitteiden toiminnasta, mikäli toimitaan tilaajan järjestämissä puitteissa. On harmillinen tilanne, jos vasta esityksen alkaessa ja yleisön jo odottaessa, huomataankin että käytössä olevat laitteet tai ohjelmistot eivät toimi tai eivät ole yhteensopivia.

Huolehdi, että aikataulu on riittävä. Varaa puheenvuorojen välille ylimääräistä aikaa kysymyksille ja keskusteluille, vessatauoille, seuraavien esityskoneiden kiinnittämisille ja muulle oheistoiminnalle. Huomioi, että usein aamun ensimmäiset tunnit ja iltapäivän viimeiset tunnit ovat sellaisia, joilla näkyy yleisökato.

Wadessa Oy pitää asiantuntijapuheenvuoroja, koulutuksia ja työpajoja alla listatuista aiheista. Tällä hetkellä ei ole tiedossa kaikille avointa koulutustilaisuutta, mutta meidät voi tilata puhumaan vaikka yhteydenottolomakkeen kautta.

- Tapahtumatuottaminen ideasta kiitoksiin

- Tapahtuman budjetointi

- Tapahtumien merkitys paikkakunnan toimijoille ja taloudelle

- Paperibyrokratia – mitä lupia, mistä ja miten?

- Bisnes kasvuun tapahtumilla

Huomaa myös turvallisuusaiheiset koulutuksemme, joista vastaa turvallisuusasiantuntijamme Nikolas Pajunen. Lisätietoa https://www.nikolaspajunen.fi/