Luvat ja viranomaiset tapahtumajärjestäjän kumppanina

Olen törmännyt usein ajatusmalliin, jossa asetetaan ikään kuin vastakkain tapahtumajärjestäjät ja kaupungin viranomaiset, joilta järjestäjien on haettava monenlaisia lupia. Samaan laatikkoon menee mielestäni asenne, jossa tapahtumajärjestäjät ovat kasvottomia, ahneita tai välinpitämättömiä koneistoja, jotka valtaavat kaupunkilaisten elintilaa ja häiritsevät arkea. Haluaisin omalta osaltani kannustaa lämpimästi täysin käänteiseen ajattelutapaan, jossa tapahtumajärjestäjät ja viranomaiset ovat yhtä tiimiä, jolla on täysin kirkas, yhteinen tavoite, ja jotka työskentelevät lujasti ja suurella sydämellä kaupunkilaisten eteen, eivät suinkaan heitä vastaan.

Viranomaiset edellyttävät tiettyjen suunnitelmien laatimista, ja tiettyjä lupia on haettava, jotta tapahtuman saa järjestää. Tämä on ymmärrettävää ja tarpeellista, koska silloin kun kaupungissa on suuri tapahtuma, se yleensä aiheuttaa enemmän tai vähemmän vaikutuksia asukkaiden arkeen: puistoja, parkkialueita tai katuja suljetaan, alkuyölle asti kuuluu meteliä, taksit ja linja-autot ovat täynnä. Viranomaisten velvollisuus ja halu on valvoa, että kaupunkilaisilla ja muualta matkaavilla on kaupungissamme viihtyisä ja turvallinen olla. Tämä sisältää sekä sen, että tapahtuman osallistujilla ja järjestäjillä kaikki sujuu mahdollisimman notkeasti että sen, että koko muun kaupungin arki rullaa sujuvasti poikkeustilanteesta huolimatta. Tämän pitäisikin olla se tapahtumajärjestäjien ja eri lupia hallinnoivien viranomaisten yhteisesti jaettu tavoite.  

Viranomaiset kun eivät ole mitään kasvottomia järjestelmiä tai virkapukuja ja solmioita. He ovat ihmisiä, jotka menevät töihin toimistoilleen, tekevät työtään 8 tuntia päivässä ja ovat sen jälkeen isejä, äitejä, ystäviä, naapureita. He ovat itsekin kaupunkilaisia, jotka käyttävät kaupunkimme pyöräteitä, julkisia kulkuneuvoja ja palveluita, tarvitsevat samat viranomaisluvat omille rakennustyömailleen ja viettävät vapaa-aikaansa muun muassa tapahtumissa. He haluavat tehdä työnsä parhaansa mukaan. He haluavat mahdollistaa tapahtuman ja haluavat sen onnistuvan, ja samalla heillä on velvollisuus tehdä sellaisia päätöksiä, joilla eivät mahdollista perusteetonta haittaa normaalille arjelle.

Näiden lupahakemusten liitteiksi vaadittavien suunnitelmien osalta on tärkeää hoksata, että ne ovat tapahtumaa ja tapahtumajärjestäjää itseään varten: jotta järjestäjällä tulee varmasti käytyä läpi, että kaikki eri osa-alueisiin liittyvät seikat on läpikotaisin huomioitu ja järjestetty kuntoon ja jotta mahdollisia yllätystekijöitäkin varten on toimintasuunnitelmat. Viranomaiset vaativat nämä suunnitelmat tarkastettavakseen, jotta he voivat omaan ammattitaitoonsa ja lakitietoonsa nojaten ja kokemustensa perusteella arvioida, onko oleelliset asiat huomioitu järjestelyissä. Käytännössä he siis auttavat tapahtumajärjestäjää omalla ammattiosaamisellaan tekemään tapahtumasta mahdollisimman sujuvan ja turvallisen osallistujille ja muille kaupunkilaisille. Kun asiat ovat kunnossa tätä tavoitetta silmällä pitäen, lupa lähtökohtaisesti myönnetään.

Mietin joinakin päivinä, että ehkä minä olen poikkeuksellisen onnekkaassa tilanteessa, kun saan pääsääntöisesti tehdä tapahtumia juuri Oulussa, jossa meillä on aivan ihania persoonia hoitamassa näitä tapahtumiin liittyviä lupapäätöksiä. Ihan oikeasti: yksi lupa-asioitani hoitanut viranomainen vastasi minun kiireiseen soittopyyntööni yhden tapahtuman aamuna heti saatuaan puhelimensa päälle. Odotahan, tässä tulee se twisti: hetken puhuttuamme kävi ilmi, että hän oli itse asiassa oksennustaudissa kotona. Silti hän laittoi tapahtuman järjestelyiden sujumisen muun edelle. Toisessa projektissa virkamies vastasi minulle niin ikään kotoaan, jossa hän oli lepäämässä katkenneen jalan vuoksi. Mitäs katkenneesta luusta, kun on valmiina auttamaan tapahtumajärjestäjää. Kolmas viranomainen on ottanut tavakseen soittaa muutama viikko tapahtuman jälkeen ja hyvin rennolla fiiliksellä jutustella mietteitä siitä, miten järjestelyt sujuivat. Tarkoitan kun sanon rennolla: viime kerralla hän alkoi puhelun aikana pohdiskelemaan Kauniiden ja Rohkeiden käänteitä viimeisten 20 vuoden aikana (Brooke on mennyt naimisiin 500 kertaa, muuta ei vissiin ole tapahtunut). Neljäs ja viides ottivat minut lämpimästi vastaan toimistoillaan käydäkseen täysin kiireettä kanssani läpi kilometrin pituiset kysymyslistani heidän hallinnoimiinsa lupiin liittyen vuosia sitten, kun halusin oppia asioista.

Näiden ohessa jokainen näistä ihanista tyypeistä ja lukemattomat muut ovat samalla käyneet kanssani äärimmäisen tarkat keskustelut tapahtumiemme järjestelyistä ja pohtineet mahdollisuuksia, keinoja, haasteita ja ratkaisuvaihtoehtoja. Jos jokin ei onnistu esittämälläni tavalla, saan siihen aina perustellun, täysin ymmärrettävän syyn, ja valmiiksi mietittynä jo ratkaisuehdotuksiakin alkuperäisen tilalle. Se on molemminpuolista idearikasta ja laatikon ulkopuolelle katsovaa keskustelua, ei jäykkää luvan hakemista ja myöntämistä tai kieltämistä.

Minun kokemukseni on, että meille on täällä muodostunut tällaisen yhteisen ajattelutavan myötä työskentelymalli, jossa tapahtumajärjestäjä, ympäristöpalveluiden eri yksiköt, poliisi ja loppupeleissä myös media muodostamme yhdessä tiimin, jonka piirissä kaikki jakavat toisilleen tietoa ja ideoita, jossa pohditaan ja reagoidaan, haastetaan ja ratkotaan, ehdotetaan ja perustellaan, viestitään ulospäin ja sometetaan. Jokainen tämän tiimin osa on ikään kuin oma yksikkönsä, joka omalta osaltaan tekee kaikkensa sen yhteisen tavoitteen eteen.

Yhteisenä tavoitteena meillä kaikilla on eläväinen tapahtumakaupunki, jossa asukkaiden elämä rullaa sujuvasti ja tapahtumat ovat viihdyttäviä, toimivia ja turvallisia.