Henkilöstöpäivät järkevästi ja hauskasti – mieti aluksi nämä asiat

Virkistyspäivä, tyhy-päivä, henkilöstöpäivä, henkilöstöjuhlat...Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Kutsu päivää millä nimellä haluat, kunhan järjestät sen. Hauskinta onkin, jos keksit päivälle jokin oman, teidän porukkaanne ja organisaatiota kuvaavan nimen. Sellaisen, joka jo nimenä ryhmäyttää henkilöstöä. Se voi tulla organisaation päätoimenkuvasta, brändistä, arvoista tai ihan jopa sisäpiirivitsistä, josta on tullut lentävä heitto työpaikan kahvihuoneessa.

TyHy-päivä tarkoittaa työhyvinvointipäivää ja TyKy-päivä työkykypäivää. Tosiasia on, että ihan jokaisen henkilöstöpäivän kuuluisi olla työhyvinvointia ja työkykyä edesauttava ja vahvistava päivä. Jos ihan tarkkoja ollaan, työhyvinvointia ja työkykyä pitäisi tukea jokaisena työpäivänä, ja erityispäivinä vain juhlia sitä, että ollaan niin mahtava organisaatio. Työhyvinvointi, kuten mikään hyvinvointi, ei rakennu eikä lujitu vain yhdellä tai kymmenelläkään erityispäivällä vuosittain, vaan erityispäivien rooli on vain vahvistaa ja juhlistaa sitä jatkuvaa toimintamallia, joka näkyy ja tuntuu organisaation toiminnassa ja henkilöstön motivaatiossa, sitoutuneisuudessa ja tuloksissa joka ikinen päivä. Huomaa tämä: henkilöstöpäivät EIVÄT KORVAA työhyvinvointia muina päivinä vuoden aikana, kuten vitamiinitabletit eivät korvaa terveellisiä elintapoja. Hyvään henkilöstöhuoltoon kuitenkin kuuluu aivan erottamattomana osana nämä henkilöstöpäivät, ja arvonsa tunteva organisaatio ei ikinä tingi niistä tietäen, että silloin se tinkisi arvokkaimmasta resurssistaan eli henkilöstöstään, ja sellainen näkyy nopeasti ja pahasti osaavan henkilöstön siirtymisenä kilpailijoille. 

Upeinta on, jos henkilöstön omia päiviä järjestetään 2-4 kertaa vuodessa. Yksi kerta vuodessa ei välttämättä riitä siihen, että yhteenkuuluvuuden tunne kasvaa ja lujittuu, ja yli viisi kertaa vuodessa puolestaan saattaa johtaa siihen, että tilaisuudet eivät enää tunnu ainutlaatuisilta, vaan pahimmillaan jopa häiriötekijältä.

Näillä 2-4 kerrallakin on jokaisella oltava oma selkeä tarkoituksensa. Jos järjestät kaksi henkilöstötapahtumaa vuodessa, on luontevaa, että toinen on pikkujoulu, kun toinen taas ajoittuu loppukeväälle tai kesän alkuun, jolloin kaikilla on jo pitkä kevät takana ja kaipuu virkistykselle, kuitenkin ennen lomakausien alkamista. Tämän toisen onkin hyvä olla keveä kesäjuhla tai virkistyspäivä. Jos mahdollisuus on, näiden kahden lisäksi voi syksylle ja keväälle lisätä koulutuspäivän, tutustumiskäynnin kumppaneiden tiloihin, laskettelureissun tai osallistumisen alan messuille. Vaihtoehtona viimeiselle on, että päätätte olla itse toimialanne brändijohtaja, ja osallistumisen sijaan ottaa ja itse järjestää alanne messut tai seminaaripäivän. Viekää vaikka seuraavalle tasolle ja yhdistäkää oman henkilöstön laskettelupäivä alan messuihin ja kootkaa siten koko toimialanne pariksi päiväksi virkistymään ja verkostoitumaan.

Realiteetti, johon organisaatioissa usein törmätään, on se, että kaiken maailman henkilöstöpäivien järjestäminen vie melkoisen määrän resursseja. Sihteeri, johdon assistentti, henkilöstöresurssien yksikkö tai asialle nimetty virkistyspäiväkomitea käyttää huomattavan määrän työaikaansa suunnitellakseen, selvitelläkseen, tilatakseen, rakentaakseen, ideoidakseen näitä päiviä koko porukalle. Työmäärä kaikkeen tähän on huomattavasti suurempi, kuin esimiehet ovat varmaan tiedostaneet. On varattava oikea tila ja neuvoteltava hinnasta, on laskettava kuinka paljon aikaa on varattava tilaisuuden pystyttämiseen ja purkamiseen, on suunniteltava ohjelmisto ja etsittävä teemaan ja budjettiin sopivat esiintyjät, on ideoitava ja hankittava näyttävä somistus, on järjestettävä ruokailu ja mahdutettava alkoholitarjoilut budjettiin. 

Näissä ammattimaiset tapahtumajärjestäjät ovat ratkaisu, joka kannattaa. On aivan turha murehtia sitä pelkoa, että kävisi kalliiksi palkata tapahtumatuottaja tai tilata järjestelyt avaimet käteen -periaatteella suoraan tapahtumatoimistolta. Se hinta tulee takaisin ensimmäisenä siinä, että nämä sihteerit tai komiteat saavat keskittyä oikeaan työhönsä ja toiseksi siinä, että saatte käyttöönne tapahtumajärjestäjän valmiiksi neuvotellut kumppanuudet kaikkeen artisteista somistukseen ja juhlatiloihin. Myös lopputulos on tämän päätöksen myötä laadukas ja toimiva, ja koko henkilöstö saa keskittyä juhlimaan, myös ne sihteerit. Usein apua tilaisuuden järjestelyyn saa suoraan juhlatilan puolesta tai heidän kauttaan voi tilata heille tutun ja luotetun tapahtumatuottajan, joka tuntee tilat.

Nyt vain suunnittelemaan teidän työyhteisöllenne sopivin kombo henkilöstöpäiviä! Jos käy turhan työlääksi, Wadessalta saat tilaisuuteen kuin tilaisuuteen sopivan ohjelman, järjestelyt, tilat ja henkilöstön.

Lue vinkkejä henkilöstöjuhlan somistukseen täältä.